Ca y est: après 3 mois de stage et à quelques jours de sa fin je vais quand meme vous raconter ce que je fais!! Il ne faut jamais désespérer... :)
Alors au sein du Comité d’organisation des Jeux Olympiques et Paralympiques 2010 de Vancouver, il faut différencier les "fonctions" opérationnelles - celles qui serviront à faire fonctionner les sites et la compétition - de celles qui font marcher l'organisation (finance, ressources humaines, sponsors...). Ces dernières sont dans le batiment le plus classe et c'est ambiance costume cravates.... Moi je suis dans le bâtiment des opérations, au coeur de l'organisation! Et j’adore l’atmosphère.

Ensuite, il y a plusieurs sites dont on s’occupe : les sites de compétition, ceux de célébration et les autres (centre des médias, aéroport, hôtels…)
Si je reprends l’image qu’ils aiment employer, les différentes fonctions qui vont travailler sur un site peuvent être comparées à un train : sport, logistique, transport, gestions des déchets, technologie, accréditations… toutes ces fonctions peuvent être comparées à des wagons dont la locomotive est l’équipe de « Gestion des sites » à laquelle j’appartiens dans son sens large. Pour chaque site, un manager général, son adjoint et un manager des opérations coordonnent le travail des différentes fonctions. Dans la gestion des sites, il existe aussi l’équipe d’Intégration et Planification des Jeux, composée de 6 personnes, chargées de chapeauter tous ces managers généraux et remplissant les tâches communes à tous les sites : plans d’urgence, calendriers généraux, compilation des informations de chaque site… Si l’on continue la métaphore, cette équipe coordinatrice serait les techniciens qui posent les rails pour la locomotive et le train des Jeux !

 Au sein de cette équipe de planification et intégration des Jeux, ma manager directe Stephanie et ma collègue Katie s’occupent des communications opérationnelles. Elles sont responsables de la facilitation des communications sur les sites de compétition et de célébration, par la voie des communications orales, écrites et radio (talkies-walkies). Elles gèrent la mise en place de « Centres de Communications Opérationnelles » sur chaque site, où une quinzaine de bénévoles seront chargés d’écouter toutes les conversations radio, de répondre a n’importe quelle question de quelqu’un ayant une radio (horaires des competitions ou horaires des repas par exemple), de mettre en relation les utilisateurs qui ne sont pas sur la même fréquence, et de diffuser des informations à tous les utilisateurs. Ces « VCC » (en anglais) sont donc le point de contact et d’information pour tout le staff sur chaque site, puisque ayant une quinzaine de frequences radio par site, ils ne peuvent pas tous communiquer directement les uns avec les autres. Mon équipe est donc chargée de la formation de ces bénévoles du Centre des Communications ainsi que des managers qui vont les superviser ; elles travaillent sur les plans de communication, la répartition des 4600 utilisateurs de radios sur les différentes fréquences sur chaque site ainsi que leur formation à l’utilisation des radios.

J’ai commencé mon stage au moment des compétitions tests (14 au total, certaines pour athlètes valides, d’autres pour athlètes invalides, la plupart des coupes du monde ou compétitions internationales) et j’avais pour mission d’assister ma manager dans les plans de communication de chaque site, de faire les listes de contacts et de soutenir les VCC. Depuis la fin de ces compétitions fin mars, je m’occupe avec ma collègue de préparer la formation des utilisateurs radio et des bénévoles de nos centres de communications opérationnelles. Et puis on prepare aussi les plans de communications pour les Jeux…

 
Voila, c'est enfin fait, il ne me reste plus qu'a vous raconter mon experience sur le terrain pendant les competitions tests!!

Le VCC à Cypress pendant la coupe du monde de ski freestyle